Kutatószolgálati adatkezelési tájékoztató

KUTATÓSZOLGÁLATI ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ
Az Evangélikus Országos Gyűjtemény – Evangélikus Országos Levéltár (továbbiakban: EOL) kutatószolgálati eljárás keretében személyes adatoknak a LEVÉLTÁR által történő adatkezeléséről.
Az EOL , mint személyes adatok kezelője (a továbbiakban úgyis, mint: Adatkezelő) a jelen nyilatkozatával tájékoztatja az érintetteket a kutatószolgálati tevékenysége során követett adatkezelési gyakorlatáról, a kezelésébe került személyes adatok védelme érdekében megtett intézkedéseiről és az érintettek jogorvoslati lehetőségeiről.
A jelen adatkezelési tájékoztató az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 20.§ (2) bekezdésén alapul, amely szerint az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.
Az Infotv. 4. § (1) bekezdése értelmében személyes adat kizárólag meghatározott célból, jog gyakorlása és kötelezettség teljesítése érdekében kezelhető. Az adatkezelésnek minden szakaszában meg kell felelnie az adatkezelés céljának, az adatok felvételének és kezelésének tisztességesnek és törvényesnek kell lennie. Az Infotv. 4. § (2) bekezdése értelmében csak olyan személyes adat kezelhető, amely az adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. A személyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető.
1. Adatkezelő azonosító adatai:
Evangélikus Országos Gyűjtemény – Evangélikus Országos Levéltár (rövidített neve: EOL, székhelye: 1085 Budapest, 1085 Budapest, Üllői út 24. képviseli: dr. Hubert Gabriella) – Czenthe Miklós, levéltárvezető
Releváns kapcsolattartási adatok:
Telefonszám: 06-1-317 18 26
E-mail cím: miklos.czenthe@lutheran.hu
Adatkezelő honlapjának elérhetősége: eol.lutheran.hu
2. Adatkezelés célja:
Jelen adatkezelés célja a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. által a Levéltár részére előírt személyes adatokat tartalmazó adatkör kezelése.
3. Az adatkezelés jogalapja:
Az 1995. évi LXVI. tv. 22. § (3) bek.-e:
„A látogatói jegy kiadásakor a közlevéltár nyilvántartásba veszi a kutató természetes személyazonosító adatait és lakcímét.”
Az 1995. évi LXVI. tv. 24. (4) bek.-e:
„A kutatónak ……írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét.”
A 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet (a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről) által előírt adatkör:
„46. § (1) A közlevéltár a kutatószolgálat menetének áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás érdekében nyilvántartja
a) az általa kiadott látogatói jegyet, annak nyilvántartási számát és az abban foglalt adatokat az Ltv.-ben foglaltak szerint,
b) a kutatótermi kutatási eseteket és azok időpontját,
c) a levéltári anyag igényléséről szóló kutatói kérőlapok azonosítóját, valamint
d) a 41. § (3) bekezdésében meghatározott elektronikus tárhely útján történő teljesítésre irányuló kutatói kérőlapok számát és azok teljesítését.
(2) Az (1) bekezdés szerinti nyilvántartást év végén le kell zárni, és összesítve rögzíteni kell a kutatók, a kutatási esetek, valamint a kutatói kérőlapok számát.”
Az érintett, mint kutató, a látogatói jegy kiadásakor írásban történő beiratkozás esetén hozzájárul személyes adatai kezeléséhez. Az 1995. évi LXVI. tv. által előírt adatok a kötelező adatkezelés körébe tartoznak, az azon felül kért személyes adatok a kutatóval történő kapcsolattartás megkönnyítését szolgálják, megadásuk hozzájárulás alapján történik, nem kötelező.
4. Az Adatkezelő által kezelt személyes adatok köre:
A kutató neve;*
A kutató születési neve;*
Anyja születési neve;*
A kutató születési helye;*
A kutató születési ideje (év, hónap, nap);*
A kutató állandó lakhelye;*
Az 1995. évi LXVI. tv. 24. §-a alapján végzett kutatásnál az adatkezelés helye*
Levelezési cím (amennyiben eltér);
Személyi igazolvány száma (külföldi állampolgár útlevélszáma)
Megbízójának neve, címe
Kutatás tárgya/témája;
(* = kötelező adatkezelés körébe tartozó adatok)
5. Az adatkezelés időtartama:
Az adatkezelés időtartama az adatkezelési célokhoz kapcsolódik, az adatok (iratok) a LEVÉLTÁR hatályos Iratkezelési Szabályzat és Irattári terve alapján xx év után kerülnek kiselejtezésre.
6. Adatfeldolgozó igénybevételéről szóló tájékoztatás:
Adatkezelő adatfeldolgozót nem vesz igénybe.
7. Az adatok megismerésére jogosult személyek köre:
Az érintettek által megadott személyes adatokhoz kizárólag az Adatkezelő arra kifejezetten feljogosított munkatársai férhetnek hozzá.
8. Adatbiztonsági intézkedésekről szóló tájékoztatás:
Adatkezelő egyházi költségvetési szerv, amelynek működése szabályozott, az irattározás rendjére és az informatikai rendszer(ek) működésére belső szabályozásokat és kontrollokat alkalmaz.
Adatkezelő gondoskodik a birtokába kerülő személyes adatok biztonságáról, megteszi továbbá azokat a technikai és szervezési intézkedéseket és kialakította azokat az eljárási szabályokat, amelyek az Infotv., a Rendelet , valamint az egyéb adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.
Adatkezelő informatikai rendszere és hálózata egyaránt védett a számítógéppel támogatott csalás, kémkedés, szabotázs, vandalizmus, tűz és árvíz, továbbá a számítógépvírusok, a számítógépes betörések és a szolgálat megtagadásra vezető támadások ellen. Az Adatkezelő a biztonságról szerverszintű és alkalmazásszintű védelmi eljárásokkal gondoskodik.
9. Az Infotv. 6. § (5) bekezdésén alapuló adatkezelésről szóló tájékoztatás:
Az Infotv. 6.§ (5) bekezdése szerint, ha a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat törvény eltérő rendelkezésének hiányában rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, ha ezen érdek érvényesítése a személyes adatok védelméhez fűződő jog korlátozásával arányban áll további külön hozzájárulás nélkül, valamint az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti.
Adatkezelő tájékoztatja az érintetteket, hogy az Infotv. fenti rendelkezését a Rendelet személyes adatok kezelésére vonatkozó előírásaival összhangban alkalmazzam az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából, vagy az Adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából.
10. Az érintettek jogai és jogérvényesítési lehetőségei:
Kérjük az érintettet, hogy ha úgy érzi, hogy az Adatkezelő megsértette a személyes adatok védelméhez fűződő jogát, akkor vegye fel velünk a kapcsolatot, hogy az esetleges jogsértést orvosolhassuk. Tájékoztatjuk az érintetteket, hogy igényüket polgári bíróság előtt is érvényesíthetik, vagy kérhetik a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság segítségét is. Erre, valamint az Adatkezelő kötelezettségeire vonatkozó részletes törvényi rendelkezéseket az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Infotv.) tartalmazza.
Az érintett a jogainak megsértése esetén az adatkezelő ellen bírósághoz fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el. Az érintett dönthet úgy, hogy a pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt indítja meg.
Jogorvoslati lehetőséggel, panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni:
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.
Honlap: http://www.naih.hu
Telefon: +36 (1) 391-1400
Telefax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Az Adatkezelő fenntartja a jogot, hogy a jelen adatvédelmi nyilatkozatát megváltoztassa. Az adatkezelés megváltozása nem jelentheti a személyes adatok céltól eltérő kezelését. Az erre vonatkozó tájékoztatást az Adatkezelő honlapján közzéteszi.
NYILATKOZAT

Alulírott név: …………………………………………………………………………,
születési helye és ideje: …………………………………………………………
anyja neve: ………………………………………………………………………………,
kijelentem, hogy a fenti tájékoztatást tudomásul vettem, személyes adataim kezelését tudomásul vettem, illetőleg ahhoz hozzájárulok.
Budapest, ……………év …………………………………..hó ……..-n.

……………………………………………………..

kutató aláírása